Trong quá trình cung cấp dịch vụ tại các khách sạn, không thể tránh khỏi những lúc mắc phải những sai sót khiến khách hàng không hài lòng. Và những lúc như thế, lời xin lỗi bằng miệng chưa đủ để xoa dịu sự nỗi phiền lòng của khách hàng. Do đó, các khách sạn thường chọn cách xin lỗi thông qua những lá thư để thể hiện sự kính trọng và mong được cảm thông. Hãy cùng nha cái uy tín tham khảo các mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Việt và Anh để vận dụng ngay vào công việc của mình nhé!

Thư xin lỗi khách hàng cần phải đạt được những tiêu chí nào?

Không đổ lỗi nhận trách nhiệm về phía mình

Trước hết, bạn không nên đổ lỗi cho khách hàng hay sử dụng những từ ngữ như “tại, thì, bị, là, mà”. Vì khi bạn viết thư cho khách hàng tức là bạn phải chịu trách nhiệm cho những lỗi mà khách sạn gây ra. Hãy luôn ghi nhớ rằng khách hàng đang sử dụng dịch vụ của bạn và bạn không thích bị chỉ trích hay phê bình. Việc nên làm là khách sạn nên nhận trách nhiệm, hứa hẹn khắc phục, không để tình trạng đó xảy ra và cam kết đền bù.

Đồng cảm với khách hàng

Ngoài ra, trong thư xin lỗi khách hàng, phải thể hiện được sự đồng cảm với khách hàng. Bởi vì, khi khách sạn vướng sai phạm mới gây ra bất mãn cho khách hàng và khách sạn phải cho thấy rằng, khách sạn cũng rất lấy làm tiếc vì sơ suất đó. Đồng thời, thấu hiểu được những phiền toái hay sự khó chịu của khách hàng.

Khách sạn phải nhận trách nhiệm và cảm thông với khách hàng của mình và
đền bù xứng đáng cho họ (Ảnh: Interent)

Chú trọng về hình thức

Ngoài việc chú trọng vào nội dung bức thư thì việc chỉn chu về hình thứ cũng rất quan trọng. Bất kỳ khách hàng nào cũng không mong muốn nhận được một lá thư dài dòng, cẩu thả, sai chính tả hay font chữ… Nhất là trong lúc đang không hài lòng, nếu nhận được thư như vậy, khách hàng sẽ cảm thấy không được tôn trọng và mọi việc sẽ trở nên tệ hơn. Do đó, mọi thứ được trình bày trong thư đều phải chỉn chu nhất.

Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

September, 9, 2018

Jennifer Shrader Lawrence

Manager of Guest Services

Hotel Olympus

To:

Taylor Lee

2394 Washington Blvd.

Seattle, WA 92384

Dear Ms. Lee,

Please allow me an opportunity to introduce myself; my name is Jennifer Shrader Lawrence and I am the Manager of Guest Services at the Hotel Olympus, Paris. My Guest service team has advised me of the service you received during your stay with us; first and foremost I want to sincerely apologize for this.

We always strive to provide the best service to our guests and especially to regular guest such as yourself and on this occasion we did not exceed your basic expectation. I would like to extend an invitation to you and your family to stay with us the next time your travel should bring you to Paris. Please be kind enough to contact me directly I will personally ensure that your stay is VIP, And I will extend a special discounted rate with complimentary breakfast to order.

I look forward in hearing from you and looking forward to welcome you at Hotel Olympus.

Yours sincerely,

Manager of Guest Services

Jennifer Shrader Lawrence

Lời xin lỗi chân thành sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy được trân trọng và tha thứ
(Ảnh: Internet)

Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Việt

Nha Trang, 9/9/2018

Lâm Ý Nhã

Giám đốc Điều hành

Khách sạn Time

To:

Trần Nguyễn Hạnh Dung

180, Đakao, Quận 1

Dear chị Hạnh Dung,

Xin cho tôi một cơ hội để tự giới thiệu, tên của tôi là Lâm Ý Nhã và tôi là Giám đốc Điều hành tại Khách sạn Time, đường Đồng Khởi, Thành phố Hồ Chí Minh. Nhân viên khách sạn đã nói với tôi về lỗi sai đã khiến chị phải phiền lòng trong thời gian bạn lưu trú tại khách sạn.

Trước tiên, tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về điều này vì đã gây ra cho chị nhiều điều phiền toái. Chúng tôi luôn cố gắng cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đặc biệt là khách thường xuyên như chị. Và thành thật xin lỗi vì chúng tôi đã không làm tốt nhất có thể. Mong chị hãy cho chúng tôi một cơ hội để sửa lỗi.

Tôi xin gửi lời mời đến chị và gia đình chị đến với chúng tôi trong lần tiếp theo khi đến với phố biển Nha Trang. Xin chị vui lòng liên hệ với khách sạn của chúng tôi, tôi đảm bảo rằng sẽ giúp thời gian lưu trú của chị thật đặc biệt. Và nhân đây, chúng tôi xin gửi đến chị voucher dùng bữa tối miễn phí dành cho 4 người tại khách sạn của chúng tôi.

Tôi rất mong sự thông cảm và thứ lỗi của chị dành cho khách sạn. Hy vọng chúng tôi sẽ được chào đón chị tại Khách sạn Time!

Thân ái,

Giám đốc Điều hành

Lâm Ý Nhã

Với mẫu thư xin lỗi khách hàng của khách sạn bằng tiếng Việt và tiếng Anh như trên, hy vọng rằng, các bạn sẽ gửi đến những lời chân thành nhất khiến khách hàng cảm thấy được tôn trọng và chấp nhận quay lại với khách sạn của bạn.