Đối với bất kỳ nhân viên lễ tân nào thì thư đặt phòng và thư xác nhận đặt phòng là văn bản sử dụng thường xuyên mỗi ngày. Hôm nay, cet.ewerys.com sẽ giới thiệu mẫu thư đặt phòng và mẫu thư xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh để giúp cho các bạn sắp trở thành nhân viên lễ tân khách sạn tham khảo nhé!

Mẫu booking khách sạn có nội dung gì?

Mẫu phiếu đặt phòng là mẫu đơn không thể thiếu trong bất kỳ khách sạn nào, nó giúp cho quy trình đặt phòng của khách và quy trình nhận đặt phòng của nhân viên lễ tân dễ dàng hơn. Nó vó vai trò là căn cứ thông tin thoả thuận đặt phòng giữa khách sạn và khách hàng. Mẫu đơn đặt phòng có thể là để khách tự điền trên website, qua email hay để cho nhân viên lễ tân dùng khi nhận thông tin từ khách qua điện thoại. Các nội dung cần có trong mẫu thư đặt phòng bao gồm:

– Thông tin của khách hàng (Information Detail): họ tên (nên chừa khoảng trống đủ để điền thông tin cho nhiều người), số điện thoại, thời gian khách đến – đi, số lượng phòng, các dịch vụ kèm theo (đưa/ đón sân bay).

– Loại phòng khách đặt (Room type): tên các loại phòng có trong khách sạn, phòng có hút thuốc hay không, phòng có đảm bảo hay không, phòng có ăn sáng hay không và cả loại giường mà khách sạn có?

– Phương thức thanh toán (Payment detail): chỉ nên liệt kê các loại hình thức thanh toán mà khách sạn của bạn chấp nhận.

– Thông tin liên hệ: đây là phần phải có trong mẫu đơn vì đôi khi sẽ do công ty hoặc một người khác đặt phòng thay cho khách. Vì vậy bạn nên để phần thông tin của người cần liên hệ để xác nhận đặt phòng: họ tên, email, số điện thoại.

– Ghi chú: đây là phần bạn để trống để khách có thể ghi những yêu cầu khác của mình.

– Câu cám ơn: bạn có thể kết thúc bằng một lời cám ơn khách ngắn gọn và lời hứa sẽ hồi đáp sớm cho khách.

Mẫu thư đặt phòng bằng tiếng Anh

– Information Detail:

Fullname (Mr/ Mrs/ Ms):

Fullname (Mr/ Mrs/ Ms):

Fullname (Mr/ Mrs/ Ms):

Arrival date: …/ …/ …

Depature Date: …/ …/ …

Expected Arrival Time: ………….

Number of Rooms: …………….

Airport Pick-up Required :  Yes  No

Flight Number:………..

Expected Arrival Time:……….

– Room type:

– Remarks: …………………….Payment menthod: Cash/ Credit card/ Bank Tranfer
Deposit/ Prepayment- Payment detail:

Mẫu thư xác nhận đặt phòng có nội dụng gì?

Thư xác nhận đặt phòng có vai trò quan trọng là xác nhận thoả thận đặt phòng của khách hàng thành công. Vì thế, thông tin trong thư xác nhận cần đầy đủ, chính xác. Đây cũng là một trong những kỹ năng đặt phòng mà người nhân viên lễ tân nào cũng phải trải qua. Một thư xác nhận đặt phòng khách sạn cần có các nội dung:

– Lời cảm ơn (Thank you message): thư xác nhận đặt phòng nên bắt đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gọn tới khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của khách sạn, bao gồm: tên cá nhân khách hàng và nhắc lại tên khách sạn của bạn như một cách nhấn mạnh thương hiệu khách sạn của bạn vậy.

– Thông tin đặt phòng (Booking infomaition): nội dung cần đưa ra thông tin đầy đủ và chi tiết về loại dịch vụ mà khách hàng đã đặt, bao gồm loại phòng, giá phòng, thời gian nhận phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ đi kèm… Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư xác nhận này. Bởi nó sẽ là bằng chứng trong việc đặt và cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và khách sạn.

– Lời chào kết: nội dung này không quá quan trọng, tuy nhiên nó thể hiện sự chuyên nghiệp, phép lịch sự cũng như thái độ trân trọng của phía khách sạn dành cho khách hàng. Một lời cảm ơn chân thành cùng lời hi vọng được phục vụ sẽ tạo thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng vì đã lựa chọn dịch vụ khách sạn của bạn.

Mẫu thư xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh

Dear Mr. Anthony

Thank you for using our hotel service – Holiday Beach Hotel.

We have pleasure in confirming that we have booked a single room for you from 5 July 2017 for three nights. The room has a view over the park. A deposit is not required.

We look forward to your visit.

Yours sincerely.

(Xin chào ông Anthony.

Cảm ơn ông đã sử dụng dịch vụ của khách sạn chúng tôi – khách sạn Holiday Beach.

Chúng tôi rất hân hạnh xác nhận rằng chúng tôi đã đặt 1 phòng đơn cho ông từ ngày 5 tháng 7 năm 2017 cho 3 đêm. Phòng có thể nhìn ra ban công ngắm cảnh. Không cần đặt tiền cọc.

Chúng tôi mong đợi chuyến thăm của ông.

Trân trọng.)

Trên đây là những mẫu thư đặt phòng và mẫu đơn xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh cơ bản thường dùng trong khách sạn. Tuỳ theo, mỗi khách sạn mà sẽ áp dụng các mẫu đơn khác nhau nhưng chỉ cần bạn tỉ mỉ, cẩn thận thì Cet.ewerys.com tin chắc bạn sẽ sử dụng chúng thành thạo nhanh chóng.