Ngoài việc thay mặt cho Nhà hàng – Khách sạn (NHKS) chào đón khách đến với cơ sở dịch vụ của mình thì lễ tân còn đảm nhận nhiều các công việc khác. Vì thế, nếu càng thành thạo, nắm vững hệ thống công việc ở vị trí này thì sẽ càng có lợi cho người nhân viên đó. Hôm nay cet.ewerys.com sẽ giúp bạn liệt kê mô tả công việc của lễ tân Nhà hàng – Khách sạn nhé!

Lễ tân ở bất kỳ NHKS nào cũng có nhiệm vụ là chào đón khách hàng một cách lịch sự và chuyên nghiệp nhất, giải đáp các thắc mắc cũng như là người tiếp nhận các thông tin, phản hồi từ khách hàng và chuyển tiếp đến các bộ phận có liên quan chuyên trách. Ngoài ra, lễ tân nhà hàng và lễ tân khách sạn sẽ có những công việc chuyên môn riêng tuỳ theo môi trường làm việc của mình.

Lễ tân là người chào đón ngay từ khi khách bước vào Nhà hàng – Khách sạn
(Nguồn: Internet)

Công việc của lễ tân khách sạn

Chuẩn bị cho ca làm việc:

– Bàn giao với ca làm việc trước: giấy tờ, vật dụng…. Bên cạnh đó là các thông tin trên hệ thống cần lưu ý trong và ngoài bộ phận, các công việc cần thực hiện… một cách rõ ràng, chi tiết.

– Kiểm tra vệ sinh khu vực làm việc: tiền sảnh, bàn tiếp khách… và đặc biệt là các dụng cụ mà khách có thể sẽ sử dụng như: giấy, viết… (bổ sung nếu hết hoặc còn ít).

– Tham dự các cuộc họp của bộ phận đầu giờ nhằm nắm bắt các thông tin giữa các ca làm việc, từ cấp quản lý.

Chuẩn bị trước khi khách đến:

– Nắm rõ các thông tin trong ca làm việc như: số lượng phòng check – in sớm/ muộn, tình hình check – out trễ. Ngoài ra, danh sách về các khách VIP, sự kiện diễn ra trong khách sạn.

– Dựa vào thông tin khách đặt phòng, lễ tân có trách nhiệm kiểm tra với bộ phận Buồng phòng nhằm đảm bảo phòng sẵn sàng trước khi khách đến cũng như các yêu cầu đặc biệt của khách đã được chuẩn bị đầy đủ.

– Chuẩn bị sẵn các giấy tờ, chìa khoá để làm thủ tục check – in/ check – out cho khách. Đặc biệt đối với khách đoàn, công đoạn này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.

Thực hiện quy trình chào đón, check – in cho khách:

– Chào đón khách với nụ cười thân thiện cởi mở. Đặc biệt với các khách quen, quan trọng thì lễ tân phải chào khách bằng tên.

– Tiếp nhận và xác nhận với khách về các thông tin đặt phòng, hướng dẫn khách làm các thủ tục check – in nhanh chóng.

– Giới thiệu với khách về các dịch vụ, thông tin, sự kiện đang diễn ra trong khách sạn.

– Thông báo tới các bộ phận liên quan và hướng dẫn khách lên phòng.

Tư vấn, giải quyết những vấn đề của khách:

– Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về những thông tin liên quan.

– Tiếp nhận những thông tin phàn nàn của khách và thông báo cho các bộ phận liên quan để kịp thời giải quyết.

– Thường xuyên cập nhật tình hình về phòng, các thông tin về khách (trừ thông tin mật) lên hệ thống để các bộ phận khác trong toàn khách sạn có thể theo dõi.

– Tiếp nhận điện thoại: xử lý thông tin hoặc nối máy tới các bộ phận có liên quan.

Làm thủ tục check out cho khách:

– Xác nhận lại những dịch vụ, sản phẩm mà khách đã sử dụng.

– Thực hiện các thao tác thanh toán cho khách: in hoá đơn, nhận tiền…

– Hoàn trả lại các giấy tờ cần thiết của khách.

– Chào tạm biệt, cám ơn khách nụ cười thân thiện.

Ngoài ra, lễ tân còn là nơi tiếp nhận các thông tin từ các bộ phận khác trong khách sạn và phối hợp, hỗ trợ với họ theo sự điều động của cấp trên.

Lễ tân nhà hàng tiếp nhận thông tin đặt bàn từ khách qua email,
điện thoại (Nguồn: Internet)

Công việc của lễ tân nhà hàng

Chuẩn bị cho ca làm việc:

– Bàn giao với ca làm việc trước giấy tờ, vật dụng, bộ đàm…

– Kiểm tra, vệ sinh khu vực lễ tân chào đón khách.

– Tham dự các cuộc họp của bộ phận để nằm các thông tin, sự phân công từ cấp trên.

Trước khi khách đến:

– Kiểm tra thông tin đặt bàn của khách, các yêu cầu đặc biệt và chuyển thông tin đến bếp, bar có liên quan.

– Kiểm tra với bếp, quầy bar về các món thiếu hoặc đặc biệt trong ngày.

– Kiểm tra, lau sạch các thực đơn sử dụng trong ca làm việc. Nếu cần thiết thì đề xuất thay mới.

Đón tiếp khách:

– Chào đón khách với thái độ niềm nở, vui vẻ ngay từ khi khách bước vào và khi khách ra về.

– Hỏi thông tin đặt bàn của khách. Nếu chưa thì hỏi các thông tin cơ bản như: số lượng khách, khu vực khách mong muốn…

– Hướng dẫn khách vào bàn.

– Giới thiệu thực đơn cũng như các món ăn đặc sắc trong ngày và giải đáp mọi thắc mắc của khách.

– Bàn giao thông tin với nhân viên phục vụ trong khu vực.

Quản lý đặt bàn:

– Liên tục cập nhật tình trạng chỗ trống để có thể thông báo kịp thời khi khách đặt chỗ

– Nhận thông tin đặt chỗ của khách (qua email, điện thoại). Nếu khách đặt chỗ cho hôm sau thì xin các thông tin của khách (số điện thoại, tên).

– Cập nhật tình hình đặt chỗ cho các cấp quản lý, bếp, quầy bar trước và sau mỗi ca làm việc.

Kết thúc ca làm việc:

– Dọn dẹp vệ sinh khu vực lễ tân

– Tắt các thiết bị điện không cần thiết, cắm sạc bộ đàm, điện thoại bàn…

– Bàn giao công việc cho ca sau trong sổ bàn giao.

– Báo cáo, ghi chú với cấp quản lý về các thông tin cần thiết trong ngày.

Nhân viên Lễ tân sẽ đảm nhận việc nhận thông tin đặt chỗ của khách qua điện thoại

Hy vọng với bài viết hôm nay, cet.ewerys.com đã giúp bạn mô tả công việc lễ tân Nhà hàng – Khách sạn một cách hệ thống và rõ ràng hơn. Chúc bạn trở thành người nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, xuất sắc nhé!