Trong các khách sạn thì Assignment là một thuật ngữ rất được hay sử dụng nhưng lại “lạ tai” với người ngoài nghề cũng như những bạn mới bước vào làm việc. Hôm nay, cet.ewerys.com sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc xem Assignment là gì cũng như giới thiệu công việc của Assignment trong khách sạn bao gồm những gì nhé?

Công việc Assignment trong khách sạn thường do nhân viên lễ tân đảm nhận
(Nguồn: Internet)

Assignment là gì?

Trong tiếng Anh, “assignment” có nghĩa là sự phân bổ, sắp xếp, giao việc… Trong khách sạn, “Assignment” được hiểu là viết tắt trong cụm từ “Room Assignment” nhằm để chỉ công việc điều phối, bố trí phòng ngủ sao cho phù hợp, tối ưu với nhu cầu lưu trú của khách hàng. Đây thường là công việc do nhân viên lễ tân phụ trách thực hiện.

Công việc của Assignment bao gồm những gì?

Bảng công việc Assignment trong khách sạn cụ thể bao gồm các công việc sau:

– Dựa vào danh sách khách đã đặt phòng trong ngày, nhân viên lễ tân thực hiện chuẩn bị, sắp xếp, bố trí phòng theo yêu cầu để đón tiếp khách.

– Kiểm tra lượng phòng check – in sớm, check – out muộn để có những sự chuẩn bị kịp thời, cần thiết. Với các phòng khách check – in sớm thì nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm liên hệ với bộ phận Buồng phòng đảm bảo rằng phòng đã sạch sẽ và sẵn sàng đón khách. Và nếu phòng khách check – out muộn thì có thể chủ động liên hệ với khách để xem họ có cần giúp đỡ gì không?

– Nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra phòng ngủ, chú ý các nhóm đối tượng khách: khách quen, khách VIP, khách đang trong kỳ nghỉ Honeymoon (hay Anniversary), khách có sinh nhật trong kỳ nghỉ, khách có yêu cầu đặc biệt… Tuỳ theo đó mà có thể bố trí phòng ngủ, các vật dụng cần thiết, bánh ngọt – trái cây Amenities cần thiết để tạo ấn tượng tốt cho việc chào đón khác.

– Chuẩn bị sẵn các vật dụng cần thiết của quy trình check – in cho khách: giấy tờ đăng ký, chìa khoá, thư từ, voucher… đồng thời kiểm tra sẵn các quyền lợi được bao gồm để thông báo đến khách khi check – in.

– Cập nhật các thông tin khách trong hệ thống khách hàng thân thiết: cấp bậc, sở thích, các yêu cầu đặc biệt khác…

– Với các nhóm khách đoàn, nhân viên lễ tân nên sắp xếp các phòng gần nhau nhất có thể (chung tầng, khu vực) nhằm thuận tiện cho việc di chuyển, liên lạc. Bên cạnh đó, người nhân viên có thể chủ động liên hệ với trưởng đoàn/ công ty du lịch để lấy thông tin về bố trí phòng ở. Từ đó, khách sạn có thể chủ động trong công đoạn chuẩn bị (sắp xếp thêm giường phụ, điền sẵn thông tin khách…)

– Nếu là các đoàn khách dự hội nghị, VIP nhân viên lễ tân phối hợp với các bộ phận khác bố trí thêm các banner, standee, thảm đỏ… để chào đón khách.

Với khách đang trong kỳ nghỉ Honeymoon bạn có thể chuẩn bị để tạo bất ngờ
cho khách (Nguồn: Internet)

Những điểm cần lưu ý khi đảm nhận công việc Assignment

– Bạn cần kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ các thông tin trong danh sách đặt phòng, liên tục cập nhật danh sách mới có thể. Nếu có thay đổi phải thông báo tới cho các bộ phận liên quan.

– Bạn nên lưu ý các đặc điểm, sở thích ưa thích của những khách quen thường lưu trú tại khách sạn (phòng ngủ yêu thích, các vật dụng khách thường yêu cầu…) và có thể chủ động chuẩn bị trước cho khách.

Đó là công việc hàng ngày dành cho hạng mục Assignment, để đảm báo có sự chuẩn bị tốt nhất để chào đón khách, tạo ấn tượng tốt ban đầu thì rất cần làm tốt hạng mục này. Đồng thời nhân viên lễ tân đảm nhiệm Assignment cần chủ động, phối hợp tốt với các bộ phận khác (Buồng phòng, Nhà hàng).

Công việc Assignment đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ cao từ người nhân viên
(Nguồn: Internet)

Tổng kết

Hy vọng với những kiến thức mà cet.ewerys.com đã chia sẻ thì khái niệm Assignment đã không còn làm khó được bạn. Nếu bạn sắp trở thành nhân viên lễ tân khách sạn thì hãy tham khảo bài viết này nhé để có thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

Nếu bạn để ý kỹ thì trong vài năm trở lại đây, boutique hotel là một xu hướng mới nổi của ngành du lịch nói chung và lĩnh vực khách sạn nói riêng. Vậy loại hình khách sạn boutique này là gì? Cùng nha cái uy tín tìm hiểu nhé!